1. تقوم إدارة التربية والتعليم بالاتصال بالمدارس التي لديها تكرار بالطلاب أو المعلمين.
2. تقوم المدارس بالتأكد من وضع الطلاب والمعلمين المكررين لديها والتأكد من رقم السجل المدني الصحيح.
3. في حال كان المعلم او الطالب غير موجود لديها تقوم بحذفه من نظام معارف.
4. أما في حال كان رقم السجل المدني للطالب المكرر أو المعلم المكرر غير صحيح تقوم المدرسة بتصحيحه في نظام معارف.
5. يجب التأكد من أرقام السجلات المدنية للطلاب أو المعلمين بحيث لا يتم استخدام أرقام سجلات وهمية مثل 1010101010 أو 1000000222 وغيرها من الأرقام الوهمية لأنها ستتعارض مع طلاب آخرين في مدارس أخرى.
6. بعد حذف أوإصلاح ارقام السجلات المدنية تقوم المدرسة باستيراد بياناتها بالكراس الإحصائي من جديد ومن ثم تقوم بطباعة التعهد وبعد ذلك تقوم برفع البيانات من جديد لموقع الوزارة عن طريق الخطوة الاخيرة "تصدير البيانات".
7. بعد رفع البيانات لموقع الوزارة سيقوم الكراس الإحصائي بقراءة قائمة الطلاب المكررين او المعلمين المكررين من موقع الوزارة وذلك بعد عملية رفع البيانات الأخيرة.
8. يجب على المدارس التي ستقوم برفع بياناتها من جديد لموقع الوزارة وانتقل إليها طالب بعد تاريخ الاسناد 28/3/1431هـ أن تقوم بوضعه في معارف كطالب تسجيل مؤقت والتأكد من تحديث الكراس الإحصائي حتى لا يقوم بسحب هذا الطالب ويحصل تكرار مع المدرسة السابقة لهذا الطالب.